外贸跟单员的主要职责包含多个方面，其中关键步骤如下：

制作合同是首要任务，当客户下单后，需仔细核对产品价格和总金额，确保无误后，将合同信息录入专业软件，以便客户确认付款方式。若是T/T30%预付款，则需客户先行支付订金，待款项到位后，再下达生产采购合同至工厂。对于100%预付款的情况，直接安排生产。

在合同制作过程中，必须严格核对产品描述、数量、价格、总金额、付款方式及交货期限，与工厂保持良好协调，以避免后续出现延误交货的风险。在合同下达给工厂后，要求工厂负责人签署并存档，同时可提前让工厂预估订单体积，为后续安排订舱拼柜做准备。

商检是确保货物符合出口标准的重要环节，通常在交货前一周左右进行。如果由工厂负责商检，需提供相关文件如外销合同、装箱单、发票等。工厂在向当地商检局申请并完成商检后，会通过传真方式提供换证凭条，用于后续安排。值得注意的是，换证凭条仅显示首项商品及总金额，有效期通常为三个月，实际金额可低于凭条金额，但每张凭条只能使用一次，不可重复使用。

根据客户国家或具体要求办理C/O（一般原产地证书）或Form A（普惠制产地证书）。Form A适用于给予我国普惠制待遇的36个国家，可享受关税减免；C/O则仅证明货物产自中国。在装运期前一周办理相关证书，程序包括在线制作资料、机器检查合格后，由贸促会或商检局人工审单，审核通过后领取证书。

验货订舱则需密切关注工厂的生产进度，在交货前十多天询问工厂能否按时交货。确认无误后，即可准备向货代订舱并安排后续物流事宜。