根据中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》，管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他单位无权擅自管理流动人员人事档案。个人不得保管他人人事档案。

若需办理留学存档，可访问中国留学网，登录“留学存档”栏目进行在线申请。填写完成后，打印《存档人员登记表》，携带护照、国外教育机构入学证明及已获取前往国家签证的复印件，前往留学人员档案室办理。

档案室的服务对象广泛，包括公派本科生、研究生及与原单位解除关系的其他公派出国留学人员，自费出国留学的高校在校生、研究生及未就业的高校毕业生、研究生，自费出国留学的在校高中生、高中毕业生，以及单位自动离职、辞职的人员等。