记账凭证的撰写需要遵循特定的基本要求,确保财务记录的准确性和合规性。首先,原始凭证应包含以下内容:凭证的名称、填制日期、填制单位或个人的签名、接受单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。每项信息需明确无误,以便于后续的财务处理和审计。
从外部单位取得的原始凭证必须盖有单位公章,个人取得的原始凭证则需由填制人员签名或盖章。自制凭证需由单位领导人或指定人员签名或盖章。对外开出的凭证需加盖本单位公章。确保凭证大写金额与小写金额一致,购买实物需附验收证明,支付款项凭证需有收款单位和收款人证明。
一式几联的原始凭证应标明各联用途,仅能以一联作为报销凭证。双面复写纸套写的发票和收据需连续编号,作废凭证需加盖“作废”戳记并保存,不得撕毁。对于退货情况,应同时填制退货发票和退货验收证明,退款时需取得收款收据或汇款凭证,不能以退货发票替代。
职工公出借款凭据应附在记账凭证之后,收回借款时需另开收据或退还借据副本,不得退还原借款收据。对于需上级批准的经济业务,应将批准文件作为原始凭证附件,如批准文件需单独归档,应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件编号。