你可以让工厂把运输发票复印一下给你们作为代垫费用入账的原始单据。(如果是银行存款支付的运费，银行的回单也作为原始单据）

借：其他应收款——代垫运费

贷：现金或者银行存款

收回的时候冲其他应收款——代垫运费