民办学校的补贴通常在申请结束后40个工作日内到账。具体流程包括区教育行政部门在收到学校提交的学生材料后，需在20个工作日内完成审核，并将符合条件的学生名单提交给区财政部门。区财政部门则需在收到教育部门提供的名单后20个工作日内完成资金拨付。

根据补贴标准，小学的每人每年补贴上限为7000元，即每学期最多3500元；初中则每人每年补贴上限为9000元，即每学期最多4500元。

补贴金额的确定遵循一定的规则。如果学校的学费收费标准低于补贴标准，则补贴额度为该学校的学费收费标准；若学费收费标准高于补贴标准，则补贴额度为补贴标准的最高值。这意味着家长实际能获得的补贴金额与学校学费直接相关。

需要注意的是，住宿费、校车费、校服费等额外费用并不包含在补贴范围内。