在研究生录取通知到来的3至5天内，学校会发出调档函。通常，录取通知书会在五月中旬到六月初这段时间内送达。获取到调档函后，学生应立即着手调档事宜，将调档函递交给档案所在单位的工作人员。为确保档案能快速抵达研究生学院，应尽早将调档函交给档案所在地的工作人员。如果档案位于学校，应交付给学籍科的老师；若档案在单位，则需交由人力资源处的工作人员处理。

在调档过程中，学生应当保持与档案所在地的有效沟通，确保信息传递的及时性。在档案转交过程中，应仔细核对调档函的信息，包括接收方的详细地址、联系人及联系方式，以确保档案能顺利送达指定地点。同时，了解档案所在单位的调档流程与要求，以便在转档过程中提供必要的协助与配合，确保档案的顺利调转。

在档案调转完成后，学生应关注档案是否按时、完整地到达研究生学院，并及时获取档案接收确认的信息。一旦档案在研究生学院顺利接收，学生应尽快办理入学手续，确保能够按时参加研究生阶段的学习。

研究生调档是一个重要的环节，需要学生细心准备与高效执行。通过合理的安排与积极的沟通，学生可以确保档案调转的顺利进行，为研究生阶段的学习做好充分的准备。